16/07/2018 0 Comentarios Gestión de proyectos, Liderazgo

Adictos a lo urgente I: aprende a distinguir lo urgente de lo importante con la matriz de Eisenhower

Con urgencia, urgente, urgentístimo, lo necesito ya… Parece que en el agitado mundo en el que estamos inmersos todas nuestras tareas, tanto las que delegamos en otros como las que nos solicitan, son por defecto urgentes. Se utiliza tan en exceso este adjetivo en situaciones que no requieren de esa premura o exigencia que el pobre se ha terminado desvirtuando. Lo que se acuñó para designar situaciones con un significado de “realizarse lo antes posible” queda muchas veces relegado a un “cuando te venga bien”. Si queremos liderar correctamente tanto nuestra vida personal como profesional, necesitamos saber distinguir lo realmente urgente de lo importante, lo meramente esencial de lo anodino. Y es lo que os voy a mostrar hoy en este post. ¿Me acompañas?

Matriz de Eisenhower

FUENTE DE LA IMAGEN: PIXABAY

Veréis, para conseguir el objetivo principal que os comentaba en la introducción, necesitamos analizar el nivel de exigencia de las situaciones, ya pertenezcan estas a nuestro plano personal o al profesional. No será lo mismo que tengamos que recoger un paquete de Amazon un día por la tarde que una reunión con un potencial cliente a las 10:00h de la mañana. Debemos saber priorizar nuestras tareas.

Esto lo vamos a conseguir a través de la matriz de Eisenhower, matriz que me enseñaron en el máster de EAE que os comenté que cursé y que cambió mi forma de ver lo designado como “urgente” por todo el mundo.

LA MATRIZ DE EISENHOWER

Dwight D. Eisenhower, el militar que lideró en su día el Desembarco de Normandía y que se convirtió en presidente de EE. UU., sabía barajar muy bien la toma de decisiones rápida y el establecimiento de prioridades. Su máxima era “Lo que es importante rara vez es urgente y lo que es urgente rara vez es importante”.

La matriz de Eisenhower distingue 4 cuadrantes donde intercala urgencia e importancia. A continuación os describo en qué consiste cada cuadrante, qué engloba, os comparto ejemplos y os sugiero qué deberíamos hacer, como recojo también en la siguiente ilustración para que lo veáis de un modo más gráfico:

Matriz de Eisenhower II

 

Cuadrante I: representa lo URGENTE E IMPORTANTE. Aquí caben todas las situaciones que nos surgen y que han de cumplirse sí o sí lo antes posible. Este cuadrante a veces contiene situaciones que se han convertido en urgentes porque en su momento pertenecían al cuadrante II pero se desatendieron y ahora toca lidiar con ellas lo antes posible.

Ejemplos serían: inspecciones fiscales, problemas de salud, crisis y emergencias, etc.

¿Qué hacer en este cuadrante? Terminar las tareas que en él se incluyan con la mayor celeridad posible. De lo contrario, nos generará un estrés importante.

Cuadrante II: representa lo IMPORTANTE PERO NO URGENTE. Este es el cuadrante de la planificación y del liderazgo estratégico, el que nos permite pararnos a pensar y proyectarnos en el futuro. Debemos cuidarlo para no procrastinar las tareas que aquí recojamos y no pasen al I. Este cuadrante nos demanda proactividad y productividad.

Ejemplos serían: planes de formación, creación de relaciones, ocio, desarrollo personal, etc.

¿Qué hacer en este cuadrante? Planificar las tareas que en él se incluyan.

Cuadrante III: representa lo URGENTE PERO NO IMPORTANTE. Aquí caben las tareas que más “ruido” generan, ya que son tareas que no consideramos importantes, pero que necesitamos quitarnos de encima lo antes posible para poder avanzar. Se puede confundir con el 1. Para saber distinguirlo, te puedes preguntar: ¿contribuye esta tarea a alcanzar algún objetivo importante para mí?

Ejemplos serían: reuniones que deberían ser e-mails, interrupciones telefónicas, correspondencia, etc.

¿Qué hacer en este cuadrante? Delegar esas tareas en alguien cualificado para hacerlas.

Cuadrante IV: representa lo que no es NI URGENTE NI IMPORTANTE. Stephen Covey, autor del libro “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”, libro que os he mencionado en otros artículos y que estará muy pronto disponible en mi sección Libros que inspiran, lo denomina el “cuadrante de la pérdida de tiempo”, porque de no estar aquí, las tareas que de verdad fueran importantes estarían en el 2. A veces nos refugiamos en este cuadrante para no tener que lidiar con las tensiones que nos producen el resto de cuadrantes.

Ejemplos serían: pasar tiempo en redes sociales, actividades de escape, trivialidades, etc.

¿Qué hacer en este cuadrante? O eliminamos las tareas que aquí recojamos o las aplazamos.

¿Y Tú? ¿EN QUÉ CUADRANTE TE MUEVES MÁS?

Te invito a que reflexiones hoy en qué cuadrante de los cuatro expuestos sueles pasar tu semana y actuar en consecuencia. Puedes hacerlo de manera offline dibujando un cuadrante como el que te he mostrado en la ilustración o puedes hacerlo de manera online mediante una aplicación que he descubierto hace poco y que está muy bien.  Se llama Priority Matrix Manage Project y admite varias plataformas, como podéis ver en su página:

Matriz de Eisenhower III

Fuente de la imagen: Appfluence

Yo la tengo en el móvil y, nada más te la instalas te aparece como plantilla la matriz de Eisenhower lista para ser rellenada, así como muestro en estas capturas que hice:

My Project

Team Project

Como veis, se os crean tanto para aplicarla en tu propio proyecto como con tu equipo. Toda la interfaz está en inglés, eso sí.

Y ahora, te toca a ti: ¿Qué opinas de la matriz de Eisenhower para la gestión de tareas y prioridades? ¿Te ha resultado útil? ¿En qué cuadrante sueles pasar tu semana? Si conocías ya esta matriz, ¿la sueles aplicar en tu día a día? Cuéntame, ¡estoy deseando saberlo!

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