16/07/2018 0 Comentarios Gesti贸n de proyectos, Liderazgo

Adictos a lo urgente I: aprende a distinguir lo urgente de lo importante con la matriz de Eisenhower

Con urgencia, urgente, urgent铆stimo, lo necesito ya… Parece que en el agitado mundo en el que estamos inmersos todas nuestras tareas, tanto las que delegamos en otros como las que nos solicitan, son por defecto urgentes. Se utiliza tan en exceso este adjetivo en situaciones que no requieren de esa premura o exigencia que el pobre se ha terminado desvirtuando. Lo que se acu帽贸 para designar situaciones con un significado de 鈥渞ealizarse lo antes posible鈥 queda muchas veces relegado a un 鈥渃uando te venga bien鈥. Si queremos liderar correctamente tanto nuestra vida personal como profesional, necesitamos saber distinguir lo realmente urgente de lo importante, lo meramente esencial de lo anodino. Y es lo que os voy a mostrar hoy en este post. 驴Me acompa帽as?

Matriz de Eisenhower

FUENTE DE LA IMAGEN: PIXABAY

Ver茅is, para conseguir el objetivo principal que os comentaba en la introducci贸n, necesitamos analizar el nivel de exigencia de las situaciones, ya pertenezcan estas a nuestro plano personal o al profesional. No ser谩 lo mismo que tengamos que recoger un paquete de Amazon un d铆a por la tarde que una reuni贸n con un potencial cliente a las 10:00h de la ma帽ana. Debemos saber priorizar nuestras tareas.

Esto lo vamos a conseguir a trav茅s de la matriz de Eisenhower, matriz que me ense帽aron en el m谩ster de EAE que os coment茅 que curs茅 y que cambi贸 mi forma de ver lo designado como 鈥渦rgente鈥 por todo el mundo.

LA MATRIZ DE EISENHOWER

Dwight D. Eisenhower, el militar que lider贸 en su d铆a el Desembarco de Normand铆a y que se convirti贸 en presidente de EE. UU., sab铆a barajar muy bien la toma de decisiones r谩pida y el establecimiento de prioridades. Su m谩xima era 鈥淟o que es importante rara vez es urgente y lo que es urgente rara vez es importante鈥.

La matriz de Eisenhower distingue 4 cuadrantes donde intercala urgencia e importancia. A continuaci贸n os describo en qu茅 consiste cada cuadrante, qu茅 engloba, os comparto ejemplos y os sugiero qu茅 deber铆amos hacer, como recojo tambi茅n en la siguiente ilustraci贸n para que lo ve谩is de un modo m谩s gr谩fico:

Matriz de Eisenhower II

 

Cuadrante I: representa lo URGENTE E IMPORTANTE. Aqu铆 caben todas las situaciones que nos surgen y que han de cumplirse s铆 o s铆 lo antes posible. Este cuadrante a veces contiene situaciones que se han convertido en urgentes porque en su momento pertenec铆an al cuadrante II pero se desatendieron y ahora toca lidiar con ellas lo antes posible.

Ejemplos ser铆an: inspecciones fiscales, problemas de salud, crisis y emergencias, etc.

驴Qu茅 hacer en este cuadrante? Terminar las tareas que en 茅l se incluyan con la mayor celeridad posible. De lo contrario, nos generar谩 un estr茅s importante.

Cuadrante II: representa lo IMPORTANTE PERO NO URGENTE. Este es el cuadrante de la planificaci贸n y del liderazgo estrat茅gico, el que nos permite pararnos a pensar y proyectarnos en el futuro. Debemos cuidarlo para no procrastinar las tareas que aqu铆 recojamos y no pasen al I. Este cuadrante nos demanda proactividad y productividad.

Ejemplos ser铆an: planes de formaci贸n, creaci贸n de relaciones, ocio, desarrollo personal, etc.

驴Qu茅 hacer en este cuadrante? Planificar las tareas que en 茅l se incluyan.

Cuadrante III: representa lo URGENTE PERO NO IMPORTANTE. Aqu铆 caben las tareas que m谩s 鈥渞uido鈥 generan, ya que son tareas que no consideramos importantes, pero que necesitamos quitarnos de encima lo antes posible para poder avanzar. Se puede confundir con el 1. Para saber distinguirlo, te puedes preguntar: 驴contribuye esta tarea a alcanzar alg煤n objetivo importante para m铆?

Ejemplos ser铆an: reuniones que deber铆an ser e-mails, interrupciones telef贸nicas, correspondencia, etc.

驴Qu茅 hacer en este cuadrante? Delegar esas tareas en alguien cualificado para hacerlas.

Cuadrante IV: representa lo que no es NI URGENTE NI IMPORTANTE. Stephen Covey, autor del libro 鈥Los 7 h谩bitos de la gente altamente efectiva鈥, libro que os he mencionado en otros art铆culos y que estar谩 muy pronto disponible en mi secci贸n Libros que inspiran, lo denomina el 鈥渃uadrante de la p茅rdida de tiempo鈥, porque de no estar aqu铆, las tareas que de verdad fueran importantes estar铆an en el 2. A veces nos refugiamos en este cuadrante para no tener que lidiar con las tensiones que nos producen el resto de cuadrantes.

Ejemplos ser铆an: pasar tiempo en redes sociales, actividades de escape, trivialidades, etc.

驴Qu茅 hacer en este cuadrante? O eliminamos las tareas que aqu铆 recojamos o las aplazamos.

驴Y T煤? 驴EN QU脡 CUADRANTE TE MUEVES M脕S?

Te invito a que reflexiones hoy en qu茅 cuadrante de los cuatro expuestos sueles pasar tu semana y actuar en consecuencia. Puedes hacerlo de manera offline dibujando un cuadrante como el que te he mostrado en la ilustraci贸n o puedes hacerlo de manera online mediante una aplicaci贸n que he descubierto hace poco y que est谩 muy bien. Se llama Priority Matrix Manage Project y admite varias plataformas, como pod茅is ver en su p谩gina:

Matriz de Eisenhower III

Fuente de la imagen: Appfluence

Yo la tengo en el m贸vil y, nada m谩s te la instalas te aparece como plantilla la matriz de Eisenhower lista para ser rellenada, as铆 como muestro en estas capturas que hice:

My Project

Team Project

Como veis, se os crean tanto para aplicarla en tu propio proyecto como con tu equipo. Toda la interfaz est谩 en ingl茅s, eso s铆.

Y ahora, te toca a ti: 驴Qu茅 opinas de la matriz de Eisenhower para la gesti贸n de tareas y prioridades? 驴Te ha resultado 煤til? 驴En qu茅 cuadrante sueles pasar tu semana? Si conoc铆as ya esta matriz, 驴la sueles aplicar en tu d铆a a d铆a? Cu茅ntame, 隆estoy deseando saberlo!

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