21/02/2018 3 Comentarios Gestión de proyectos

Las estructuras organizacionales y la gestión de proyectos

Que la organización que gestiona un proyecto tiene un efecto directo en el desempeño de éste es un hecho que todos los gestores de proyectos tenemos claro. No obstante, ¿de qué modo afecta según el tipo concreto? ¿Esto lo sabemos? En el post de hoy os hago un breve paseo por los tipos de organizaciones que destaca el PMBOK (el Project Management Body of Knowledge, ya sabéis), en su quinta edición. Ya tengo en mi poder la sexta; pero he constatado que en ella solo recogen la información resumida en una tabla, parece que en la quinta es donde más se explayan en este tema.  Primero os explicaré la definición de cada tipo de estructura para pasar después a mencionar sus ventajas e inconvenientes y concluir con un gráfico que nos muestra su relación con las características del proyecto.

Tipos de estructuras organizacionales

Fuente de la imagen: Pixabay

TIPOS DE ESTRUCTURAS

Como os comentaba, los tipos de estructuras organizacionales son un factor ambiental -es decir, una condición que no está bajo el control del equipo-, y como tales, pueden influir positiva o negativamente en la disponibilidad de recursos o en el modo de dirigir los proyectos. Se distinguen los siguientes tipos:

FUNCIONAL

Es la más común en el mundo empresarial en general. Este tipo de organización es muy jerarquizada, pues cada empleado tiene un superior. En ese nivel superior, los miembros se agrupan por departamentos de especialidad según las funciones que manejan (por ejemplo: producción, contabilidad, ingeniería, etc.). Los proyectos, por lo general, se tratan dentro de un solo departamento. Si en algún momento alguien necesita información de un proyecto de otro departamento, deberá pasar por manos del jefe de ese departamento, quien se lo solicitará al otro jefe de departamento. El PMBOK lo ilustra mediante este gráfico:

Estructura organizacional funcional

Fuente de la imagen: Guía de Los Fundamentos Para La Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK), quinta edición, pág.49

ORIENTADA A PROYECTOS

Del lado opuesto al tipo funcional encontramos este tipo de organización orientada a proyectos (también denominada “proyectizada”). En ella, su estructura está organizada por proyectos y todos los miembros de un mismo proyecto, que tienen responsabilidades claras, suelen ubicarse físicamente en el mismo lugar. Aquí los gestores de proyecto tienen bastante potestad sobre los proyectos. Una vez el proyecto se ha terminado, los miembros que participaban en él no tienen un departamento al que volver. Deben ser asignados a otro proyecto. El PMBOK lo ilustra así:

Estructura organizacional orientada a proyectos

Fuente de la imagen: Guía de Los Fundamentos Para La Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK), quinta edición, pág.52

MATRICIAL (FUERTE, DÉBIL O EQUILIBRADA)

Este tipo de estructura organizativa nace de la necesidad de aunar lo mejor de los primeros dos tipos expuestos. Dependiendo de si la responsabilidad última recae en los gerentes funcionales o en los directores de proyecto, se podrían clasificar en tres subtipos. En todo caso, siempre entrarán en juego esas dos figuras de “jefes”:

  • FUERTE: en este tipo se mantienen muchas características del tipo de organización orientada a proyectos. Tienen directores de proyectos con dedicación plena y autoridad considerable sobre el proyecto y personal administrativo a tiempo completo

Estructura organizacional matricial fuerte

Fuente de la imagen: Guía de Los Fundamentos Para La Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK), quinta edición, pág.50
  • DÉBIL: en este tipo se mantienen muchas características del tipo funcional, pero el rol del director del proyecto es más bien el de un facilitador. Pueden tomar algunas decisiones, tienen una cierta autonomía; pero en última instancia dependen de un gerente de nivel superior

Estructura organizacional matricial débil

Fuente de la imagen: Guía de Los Fundamentos Para La Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK), quinta edición, pág.50
  • EQUILIBRADA: el director de proyecto no tiene autoridad plena para la toma de decisiones ni el financiamiento del proyecto porque la influencia sobre el proyecto está dividida también con el gerente funcional

Estructura organizacional matricial equilibrada

Fuente de la imagen: Guía de Los Fundamentos Para La Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK), quinta edición, pág.50

De cara al examen del PMP, si no se proporciona en el enunciado de la pregunta un contexto sobre el tipo de organización, se asume siempre que se trata de una matricial. Esto es así porque la mayoría de los proyectos se dirigen desde este tipo de organizaciones.

VENTAJAS E INCONVENIENTES

Ahora, ¿qué ventajas e inconvenientes presenta cada tipo? Aquí Rita Mulcahy (de quien os hablé en este post), hizo un gran trabajo reflexionando sobre ellas, pues es un extra que no presenta de manera explícita el PMBOK. Os pongo textualmente cuáles son, extraídas dentro de su libro, en la versión en español:

FUNCIONAL

VENTAJAS

DESVENTAJAS
La gestión de especialistas es más sencilla Las personas colocan más énfasis en sus especialidades funcionales para detrimento del proyecto
Los miembros del equipo se reportan sólo con un supervisor No hay posibilidad de hacer carrera en dirección de proyectos
Los recursos similares están centralizados, ya que la compañía se agrupa por especialidades El director del proyecto tiene poca o ninguna autoridad
Oportunidades profesionales claras en áreas de especialización del trabajo

ORIENTADA A PROYECTOS

VENTAJAS

DESVENTAJAS
Organización de proyectos eficiente No hay “sede” para los miembros del equipo cuando el trabajo se completa
Lealtad del equipo al proyecto Falta de especialización en las disciplinas
Las comunicaciones son más efectivas que en las funcionales Duplicación de instalaciones y de funciones de trabajo

Puede resultar en un uso menos eficiente de los recursos

 MATRICIAL

VENTAJAS

DESVENTAJAS

Objetivos del proyecto altamente visibles Se requiere de administración adicional
Mejor control de los recursos por parte del director del proyecto Los miembros del equipo del proyecto tienen más de un jefe
Más apoyo de las áreas funcionales Dar seguimiento y control resultan más complejos
Máxima utilización de recursos escasos La asignación de recursos es más compleja
Coordinación mejorada Requiere del uso extenso de procedimientos y políticas
Mejora en la diseminación de la información horizontal y vertical Es posible que los gerentes funcionales tengan prioridades distintas a las de los directores de proyectos
Los miembros del equipo mantienen una “sede”” Mayor potencial de conflicto

Para terminar de comprender estos conceptos os muestro la siguiente tabla, donde se ilustra la relación directa que tiene el tipo de organización con las características del proyecto:

Influencia de la estructura organizativa

Fuente: Guía de Los Fundamentos Para La Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK), quinta edición, pág.21

En mi caso en la empresa donde trabajo, el tipo de organización es matricial 🙂 ¿Y en tu caso?  ¿Qué tipo de estructura tiene la organización donde trabajas? ¿Has podido reconocerla? ¿Estás de acuerdo con las ventajas y desventajas que supone? Cuéntame, ¡estoy deseando saberlo!

Las estructuras organizacionales y la gestión de proyectos

¡Ya tenemos un nuevo post en Liderazgoparealcambio.com! Esta semana os hablo sobre cómo el tipo de estructura de las organizaciones influye en la gestión de nuestros proyectos, podéis leerlo aquí: http://liderazgoparaelcambio.com/estructuras-organizacionales/. Espero que os sea de utilidad, no dudéis en dejarme vuestros comentarios en el post o por aquí y de compartirlo. ¡Nos vemos muy pronto!

Publicada por Liderazgo para el cambio en Miércoles, 21 de febrero de 2018

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