21/02/2018 14 Comentarios Gestión de proyectos

Las estructuras organizacionales y la gestión de proyectos

Que la organización que gestiona un proyecto tiene un efecto directo en el desempeño de éste es un hecho que todos los gestores de proyectos tenemos claro. No obstante, ¿de qué modo afecta según el tipo concreto? ¿Esto lo sabemos? En el post de hoy os hago un breve paseo por los tipos de organizaciones que destaca el PMBOK (el Project Management Body of Knowledge, ya sabéis), en su quinta edición. Ya tengo en mi poder la sexta; pero he constatado que en ella solo recogen la información resumida en una tabla, parece que en la quinta es donde más se explayan en este tema. Primero os explicaré la definición de cada tipo de estructura para pasar después a mencionar sus ventajas e inconvenientes y concluir con un gráfico que nos muestra su relación con las características del proyecto.

Tipos de estructuras organizacionales

Fuente de la imagen: Pixabay

TIPOS DE ESTRUCTURAS

Como os comentaba, los tipos de estructuras organizacionales son un factor ambiental -es decir, una condición que no está bajo el control del equipo-, y como tales, pueden influir positiva o negativamente en la disponibilidad de recursos o en el modo de dirigir los proyectos. Se distinguen los siguientes tipos:

FUNCIONAL

Es la más común en el mundo empresarial en general. Este tipo de organización es muy jerarquizada, pues cada empleado tiene un superior. En ese nivel superior, los miembros se agrupan por departamentos de especialidad según las funciones que manejan (por ejemplo: producción, contabilidad, ingeniería, etc.). Los proyectos, por lo general, se tratan dentro de un solo departamento. Si en algún momento alguien necesita información de un proyecto de otro departamento, deberá pasar por manos del jefe de ese departamento, quien se lo solicitará al otro jefe de departamento. El PMBOK lo ilustra mediante este gráfico:

Estructura organizacional funcional

Fuente de la imagen: Guía de Los Fundamentos Para La Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK), quinta edición, pág.49

ORIENTADA A PROYECTOS

Del lado opuesto al tipo funcional encontramos este tipo de organización orientada a proyectos (también denominada «proyectizada»). En ella, su estructura está organizada por proyectos y todos los miembros de un mismo proyecto, que tienen responsabilidades claras, suelen ubicarse físicamente en el mismo lugar. Aquí los gestores de proyecto tienen bastante potestad sobre los proyectos. Una vez el proyecto se ha terminado, los miembros que participaban en él no tienen un departamento al que volver. Deben ser asignados a otro proyecto. El PMBOK lo ilustra así:

Estructura organizacional orientada a proyectos

Fuente de la imagen: Guía de Los Fundamentos Para La Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK), quinta edición, pág.52

MATRICIAL (FUERTE, DÉBIL O EQUILIBRADA)

Este tipo de estructura organizativa nace de la necesidad de aunar lo mejor de los primeros dos tipos expuestos. Dependiendo de si la responsabilidad última recae en los gerentes funcionales o en los directores de proyecto, se podrían clasificar en tres subtipos. En todo caso, siempre entrarán en juego esas dos figuras de “jefes”:

FUERTE: en este tipo se mantienen muchas características del tipo de organización orientada a proyectos. Tienen directores de proyectos con dedicación plena y autoridad considerable sobre el proyecto y personal administrativo a tiempo completo

Estructura organizacional matricial fuerte

Fuente de la imagen: Guía de Los Fundamentos Para La Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK), quinta edición, pág.50

DÉBIL: en este tipo se mantienen muchas características del tipo funcional, pero el rol del director del proyecto es más bien el de un facilitador. Pueden tomar algunas decisiones, tienen una cierta autonomía; pero en última instancia dependen de un gerente de nivel superior

Estructura organizacional matricial débil

Fuente de la imagen: Guía de Los Fundamentos Para La Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK), quinta edición, pág.50

EQUILIBRADA: el director de proyecto no tiene autoridad plena para la toma de decisiones ni el financiamiento del proyecto porque la influencia sobre el proyecto está dividida también con el gerente funcional

Estructura organizacional matricial equilibrada

Fuente de la imagen: Guía de Los Fundamentos Para La Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK), quinta edición, pág.50

De cara al examen del PMP, si no se proporciona en el enunciado de la pregunta un contexto sobre el tipo de organización, se asume siempre que se trata de una matricial. Esto es así porque la mayoría de los proyectos se dirigen desde este tipo de organizaciones.

VENTAJAS E INCONVENIENTES

Ahora, ¿qué ventajas e inconvenientes presenta cada tipo? Aquí Rita Mulcahy (de quien os hablé en este post), hizo un gran trabajo reflexionando sobre ellas, pues es un extra que no presenta de manera explícita el PMBOK. Os pongo textualmente cuáles son, extraídas dentro de su libro, en la versión en español: