21/02/2018 8 Comentarios Gestión de proyectos

Las estructuras organizacionales y la gestión de proyectos

Que la organizaci√≥n que gestiona un proyecto tiene un efecto directo en el desempe√Īo de √©ste es un hecho que todos los gestores de proyectos tenemos claro. No obstante, ¬Ņde qu√© modo afecta seg√ļn el tipo concreto? ¬ŅEsto lo sabemos? En el post de hoy os hago un breve paseo por los tipos de organizaciones que destaca el PMBOK (el Project Management Body of Knowledge, ya sab√©is), en su quinta edici√≥n. Ya tengo en mi poder la sexta; pero he constatado que en ella solo recogen la informaci√≥n resumida en una tabla, parece que en la quinta es donde m√°s se explayan en este tema. Primero os explicar√© la definici√≥n de cada tipo de estructura para pasar despu√©s a mencionar sus ventajas e inconvenientes y concluir con un gr√°fico que nos muestra su relaci√≥n con las caracter√≠sticas del proyecto.

Tipos de estructuras organizacionales

Fuente de la imagen: Pixabay

TIPOS DE ESTRUCTURAS

Como os comentaba, los tipos de estructuras organizacionales son un factor ambiental -es decir, una condición que no está bajo el control del equipo-, y como tales, pueden influir positiva o negativamente en la disponibilidad de recursos o en el modo de dirigir los proyectos. Se distinguen los siguientes tipos:

FUNCIONAL

Es la m√°s com√ļn en el mundo empresarial en general. Este tipo de organizaci√≥n es muy jerarquizada, pues cada empleado tiene un superior. En ese nivel superior, los miembros se agrupan por departamentos de especialidad seg√ļn las funciones que manejan (por ejemplo: producci√≥n, contabilidad, ingenier√≠a, etc.). Los proyectos, por lo general, se tratan dentro de un solo departamento. Si en alg√ļn momento alguien necesita informaci√≥n de un proyecto de otro departamento, deber√° pasar por manos del jefe de ese departamento, quien se lo solicitar√° al otro jefe de departamento. El PMBOK lo ilustra mediante este gr√°fico:

Estructura organizacional funcional

Fuente de la imagen: Guía de Los Fundamentos Para La Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK), quinta edición, pág.49

ORIENTADA A PROYECTOS

Del lado opuesto al tipo funcional encontramos este tipo de organizaci√≥n orientada a proyectos (tambi√©n denominada ¬ęproyectizada¬Ľ). En ella, su estructura est√° organizada por proyectos y todos los miembros de un mismo proyecto, que tienen responsabilidades claras, suelen ubicarse f√≠sicamente en el mismo lugar. Aqu√≠ los gestores de proyecto tienen bastante potestad sobre los proyectos. Una vez el proyecto se ha terminado, los miembros que participaban en √©l no tienen un departamento al que volver. Deben ser asignados a otro proyecto. El PMBOK lo ilustra as√≠:

Estructura organizacional orientada a proyectos

Fuente de la imagen: Guía de Los Fundamentos Para La Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK), quinta edición, pág.52

MATRICIAL (FUERTE, D√ČBIL O EQUILIBRADA)

Este tipo de estructura organizativa nace de la necesidad de aunar lo mejor de los primeros dos tipos expuestos. Dependiendo de si la responsabilidad √ļltima recae en los gerentes funcionales o en los directores de proyecto, se podr√≠an clasificar en tres subtipos. En todo caso, siempre entrar√°n en juego esas dos figuras de ‚Äújefes‚ÄĚ:

  • FUERTE: en este tipo se mantienen muchas caracter√≠sticas del tipo de organizaci√≥n orientada a proyectos. Tienen directores de proyectos con dedicaci√≥n plena y autoridad considerable sobre el proyecto y personal administrativo a tiempo completo

Estructura organizacional matricial fuerte

Fuente de la imagen: Guía de Los Fundamentos Para La Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK), quinta edición, pág.50
  • D√ČBIL: en este tipo se mantienen muchas caracter√≠sticas del tipo funcional, pero el rol del director del proyecto es m√°s bien el de un facilitador. Pueden tomar algunas decisiones, tienen una cierta autonom√≠a; pero en √ļltima instancia dependen de un gerente de nivel superior

Estructura organizacional matricial débil

Fuente de la imagen: Guía de Los Fundamentos Para La Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK), quinta edición, pág.50
  • EQUILIBRADA:¬†el director de proyecto no tiene autoridad plena para la toma de decisiones ni el financiamiento del proyecto porque la influencia sobre el proyecto est√° dividida tambi√©n con el gerente funcional

Estructura organizacional matricial equilibrada

Fuente de la imagen: Guía de Los Fundamentos Para La Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK), quinta edición, pág.50

De cara al examen del PMP, si no se proporciona en el enunciado de la pregunta un contexto sobre el tipo de organización, se asume siempre que se trata de una matricial. Esto es así porque la mayoría de los proyectos se dirigen desde este tipo de organizaciones.

VENTAJAS E INCONVENIENTES

Ahora, ¬Ņqu√© ventajas e inconvenientes presenta cada tipo? Aqu√≠ Rita Mulcahy (de quien os habl√© en este post), hizo un gran trabajo reflexionando sobre ellas, pues es un extra que no presenta de manera expl√≠cita el PMBOK. Os pongo textualmente cu√°les son, extra√≠das dentro de su libro, en la versi√≥n en espa√Īol:

FUNCIONAL

VENTAJAS

DESVENTAJAS
La gestión de especialistas es más sencilla Las personas colocan más énfasis en sus especialidades funcionales para detrimento del proyecto
Los miembros del equipo se reportan sólo con un supervisor No hay posibilidad de hacer carrera en dirección de proyectos
Los recursos similares est√°n centralizados, ya que la compa√Ī√≠a se agrupa por especialidades El director del proyecto tiene poca o ninguna autoridad
Oportunidades profesionales claras en áreas de especialización del trabajo

ORIENTADA A PROYECTOS

VENTAJAS

DESVENTAJAS
Organizaci√≥n de proyectos eficiente No hay ‚Äúsede‚ÄĚ para los miembros del equipo cuando el trabajo se completa
Lealtad del equipo al proyecto Falta de especialización en las disciplinas
Las comunicaciones son más efectivas que en las funcionales Duplicación de instalaciones y de funciones de trabajo

Puede resultar en un uso menos eficiente de los recursos

 MATRICIAL

VENTAJAS

DESVENTAJAS

Objetivos del proyecto altamente visibles Se requiere de administración adicional
Mejor control de los recursos por parte del director del proyecto Los miembros del equipo del proyecto tienen m√°s de un jefe
M√°s apoyo de las √°reas funcionales Dar seguimiento y control resultan m√°s complejos
Máxima utilización de recursos escasos La asignación de recursos es más compleja
Coordinación mejorada Requiere del uso extenso de procedimientos y políticas
Mejora en la diseminación de la información horizontal y vertical Es posible que los gerentes funcionales tengan prioridades distintas a las de los directores de proyectos
Los miembros del equipo mantienen una ‚Äúsede‚ÄĚ‚ÄĚ Mayor potencial de conflicto

Para terminar de comprender estos conceptos os muestro la siguiente tabla, donde se ilustra la relación directa que tiene el tipo de organización con las características del proyecto.:

Estructuras organizativas

Fuente: Guía de Los Fundamentos Para La Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK), sexta edición, pág.47

En mi caso en la empresa donde trabajo, el tipo de organizaci√≥n es matricial¬†ūüôā ¬ŅY en tu caso? ¬†¬ŅQu√© tipo de estructura tiene la organizaci√≥n donde trabajas? ¬ŅHas podido reconocerla? ¬ŅEst√°s de acuerdo con las ventajas y desventajas que supone? Cu√©ntame, ¬°estoy deseando saberlo!

*******No olvides suscribirte a la Newsletter para estar actualizado en todo momento sobre
la publicación de nuevas entradas. ¡Tienes el formulario en la parte inferior de la página!*******