Que la organización que gestiona un proyecto tiene un efecto directo en el desempeño de éste es un hecho que todos los gestores de proyectos tenemos claro. No obstante, ¿de qué modo afecta según el tipo concreto? ¿Esto lo sabemos? En el post de hoy os hago un breve paseo por los tipos de organizaciones que destaca el PMBOK (el Project Management Body of Knowledge, ya sabéis), en su quinta edición. Ya tengo en mi poder la sexta; pero he constatado que en ella solo recogen la información resumida en una tabla, parece que en la quinta es donde más se explayan en este tema. Primero os explicaré la definición de cada tipo de estructura para pasar después a mencionar sus ventajas e inconvenientes y concluir con un gráfico que nos muestra su relación con las características del proyecto.
Como os comentaba, los tipos de estructuras organizacionales son un factor ambiental -es decir, una condición que no está bajo el control del equipo-, y como tales, pueden influir positiva o negativamente en la disponibilidad de recursos o en el modo de dirigir los proyectos. Se distinguen los siguientes tipos:
Es la más común en el mundo empresarial en general. Este tipo de organización es muy jerarquizada, pues cada empleado tiene un superior. En ese nivel superior, los miembros se agrupan por departamentos de especialidad según las funciones que manejan (por ejemplo: producción, contabilidad, ingeniería, etc.). Los proyectos, por lo general, se tratan dentro de un solo departamento. Si en algún momento alguien necesita información de un proyecto de otro departamento, deberá pasar por manos del jefe de ese departamento, quien se lo solicitará al otro jefe de departamento. El PMBOK lo ilustra mediante este gráfico:
Del lado opuesto al tipo funcional encontramos este tipo de organización orientada a proyectos (también denominada «proyectizada»). En ella, su estructura está organizada por proyectos y todos los miembros de un mismo proyecto, que tienen responsabilidades claras, suelen ubicarse físicamente en el mismo lugar. Aquí los gestores de proyecto tienen bastante potestad sobre los proyectos. Una vez el proyecto se ha terminado, los miembros que participaban en él no tienen un departamento al que volver. Deben ser asignados a otro proyecto. El PMBOK lo ilustra así:
Este tipo de estructura organizativa nace de la necesidad de aunar lo mejor de los primeros dos tipos expuestos. Dependiendo de si la responsabilidad última recae en los gerentes funcionales o en los directores de proyecto, se podrían clasificar en tres subtipos. En todo caso, siempre entrarán en juego esas dos figuras de “jefes”:
De cara al examen del PMP, si no se proporciona en el enunciado de la pregunta un contexto sobre el tipo de organización, se asume siempre que se trata de una matricial. Esto es así porque la mayoría de los proyectos se dirigen desde este tipo de organizaciones.
Ahora, ¿qué ventajas e inconvenientes presenta cada tipo? Aquí Rita Mulcahy (de quien os hablé en este post), hizo un gran trabajo reflexionando sobre ellas, pues es un extra que no presenta de manera explícita el PMBOK. Os pongo textualmente cuáles son, extraídas dentro de su libro, en la versión en español:
| VENTAJAS | DESVENTAJAS |
| La gestión de especialistas es más sencilla | Las personas colocan más énfasis en sus especialidades funcionales para detrimento del proyecto |
| Los miembros del equipo se reportan sólo con un supervisor | No hay posibilidad de hacer carrera en dirección de proyectos |
| Los recursos similares están centralizados, ya que la compañía se agrupa por especialidades | El director del proyecto tiene poca o ninguna autoridad |
| Oportunidades profesionales claras en áreas de especialización del trabajo |
| VENTAJAS | DESVENTAJAS |
| Organización de proyectos eficiente | No hay “sede” para los miembros del equipo cuando el trabajo se completa |
| Lealtad del equipo al proyecto | Falta de especialización en las disciplinas |
| Las comunicaciones son más efectivas que en las funcionales | Duplicación de instalaciones y de funciones de trabajo |
| Puede resultar en un uso menos eficiente de los recursos |
| VENTAJAS | DESVENTAJAS |
| Objetivos del proyecto altamente visibles | Se requiere de administración adicional |
| Mejor control de los recursos por parte del director del proyecto | Los miembros del equipo del proyecto tienen más de un jefe |
| Más apoyo de las áreas funcionales | Dar seguimiento y control resultan más complejos |
| Máxima utilización de recursos escasos | La asignación de recursos es más compleja |
| Coordinación mejorada | Requiere del uso extenso de procedimientos y políticas |
| Mejora en la diseminación de la información horizontal y vertical | Es posible que los gerentes funcionales tengan prioridades distintas a las de los directores de proyectos |
| Los miembros del equipo mantienen una “sede”” | Mayor potencial de conflicto |
Para terminar de comprender estos conceptos os muestro la siguiente tabla, donde se ilustra la relación directa que tiene el tipo de organización con las características del proyecto.:
En mi caso en la empresa donde trabajo, el tipo de organización es matricial 🙂 ¿Y en tu caso? ¿Qué tipo de estructura tiene la organización donde trabajas? ¿Has podido reconocerla? ¿Estás de acuerdo con las ventajas y desventajas que supone? Cuéntame, ¡estoy deseando saberlo!
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Ver comentarios
Muchas gracias por este articulo, tan completo. me sirvio de mucho.
Gracias a ti, Ramón, por pasarte y comentarlo :)
mil gracias, me ayudó mucho este post, bendiciones
Me alegro mucho, Johanna :)
El artículo más completo que he encontrado sobre el tema!!!
Muchas gracias por la ayuda, felicitaciones y saludos
Gracias a ti, Luis, por pasarte por aquí y comentar :) Me alegro mucho de que te sirva.
¡Saludos!
Hola , una gran consulta para una Startup cual crees que es la estructura organizacional que mas le adapte y por que... yo creeria la proyectizada... pero la voz de un experto siempre es bueno... saludos
¡Hola, Juan Carlos!
Un gusto tenerte por aquí.
Las start-up tienen como característica fundamental que son cambiantes, es decir: para garantizar su supervivencia necesitan entornos que se adapten a constantes cambios, a hacer experimentos, pruebas de ensayo-error, etc. por lo que la estructura organizativa que mejor les va es la híbrida o ágil. He actualizado el post para añadir la tabla que aparece en la sexta edición, donde se recoge ese tipo de estructura.
Espero haberte ayudado y si tienes más preguntas, ¡no dudes en comentar!
Muy buen post felicidades,solo como dato en la nueva edición esta en la página 47 la tabla 2.1. Por lo demás muy buena info,una pregunta entonces que tipo de estructura es la que se recomienda entre las matriciales o directo apuntamos por la proyectizada a futuro?
Hola, Tania:
¡Muchas gracias por el apunte!
En cuanto a la respuesta a tu pregunta, elegir un tipo de estructura organizativa u otra dependerá de la cultura de la organización y de sus objetivos. ¿Cuáles son en tu caso? Ya me dices.
¡Un abrazo!
hola, no encontré esta información en la 6ta edicion del PMBOK. ¿a que se debe?
¡Hola, Joseph!
Sí, sí que aparece en la 6.ª edición. Están resumidas en la página 45 en la Tabla 2-1 que lleva por nombre "Tabla 2-1. Influencias de la Estructura Organizacional en los Proyectos". Para la creación de este post, como comentaba al inicio del mismo, yo saqué la información de la 5.ª edición y del libro de Rita Mulcahy. Parece que en esas dos ediciones se extendieron más en explicarlo que en la 6.ª :)
Por cierto, voy a editar el inicio del post con esta información. ¡Un abrazo, Joseph!