Liderazgo para el cambio

Como gestores de proyectos, sabemos que es indudable la importancia de que todos los procesos de gestión se hallen debidamente documentados. Puede que tu respuesta a la pregunta del título sea que la documentación a aportar en la gestión de tus proyectos depende del tipo de proyecto, de su tamaño, de su estado, su continuidad, los estándares de la organización, los requisitos legales…y estarías totalmente en lo cierto. En el post de hoy os voy a aportar las distintas clases de documentación general y típica que se suele recomendar. Su extensión más allá de la documentación básica dependerá en cierto modo de la opinión del gestor de proyectos y de la organización.

FUENTE DE LA IMAGEN: PIXABAY

DOCUMENTACIÓN GENERAL

Documentación que hace referencia a procesos en general:

-Proceso de modificaciones

-Estándares de testing

-Metodología y especificaciones de estándares

-Procedimientos de control

-Decisiones y prácticas en la infraestructura del proyecto

DOCUMENTACIÓN ESPECÍFICA

Casi toda la documentación de los proyectos se refiere a su definición, planificación o a su estado. Por lo tanto, distinguiríamos:

–Definición: acta de constitución, documentación de los requisitos, lista de identificación o registro de interesados, análisis de los interesados y contratos u otros acuerdos

–Planificación: diccionario de la EDT, planificación del proyecto, definición de estándares, procesos y métricas de calidad, análisis de recursos, registro de riesgos

–Estado: informes de estado, registros de modificaciones, análisis de cambios, lecciones aprendidas, minutas de reuniones, presentaciones del proyecto, resultados de testings

ACCESO A LA DOCUMENTACIÓN

Todos los involucrados en el proyecto deben tener acceso fácil y rápido a la documentación para poder resolver cualquier cuestión. Existen varias plataformas. Yo, por ejemplo, estoy familiarizada con el software Microsoft Visual Soursafe. Es una excelente herramienta de control de versiones. Además de almacenar en ella la documentación de los proyectos accesible por todos, para el sector de la traducción de hecho es muy útil porque cada archivo pasa por: cliente-IT-gestor de proyectos-traductor-revisor-gestor de proyectos-IT-cliente. En cada fase el documento tiene una versión, por lo que resulta crucial poder recuperar X versión a nuestro antojo. He aquí un screenshot de su interfaz:

FUENTE DE LA IMAGEN: SOFTWAREINFORMER

En general, por mi parte, creo que incido bastante en mis equipos en la actualización de la documentación. Suelo recordar a todos los miembros de los equipos si han documentado X proceso nuevo, si han incluido una nueva URL que ha pasado el cliente sobre X webinar, lecciones aprendidas, feedback del cliente, etc. ¿Por qué? Todo en aras del buen know-how y por supuesto del rápido traspaso de información en caso de que la persona que suele llevar ese proyecto se ausente y necesitemos recuperar la información.

¿Y tú? ¿Sueles llevar al día la documentación de los proyectos que gestionas? ¿Cuál es el software que utilizas? ¿Crees que los documentos expuestos hoy son relevantes en tu organización? ¿Añadirías alguno más? ¡Cuéntame, estoy deseando saber!

*******No olvides suscribirte a la Newsletter para estar actualizado en todo momento sobre
la publicación de nuevas entradas. ¡Tienes el formulario en la parte inferior de la página!*******