03/05/2020 2 Comentarios Gestión de proyectos

Los 5 grupos de procesos y 10 áreas de conocimiento de la gestión de proyectos (definidos por el PMI en el PMBOK)

Según el PMI (Project Management Institute) recoge en la 6.ª edición del PMBOK (el Project Management Body of Knowledge que si no tenéis, podéis adquirir aquí), todo proyecto que iniciemos comporta una serie de actividades que se contextualizan en un grupo de procesos determinado y exigen en el director de proyectos un conocimiento específico.

En el post de hoy vamos a profundizar sobre dichos grupos de procesos y áreas de conocimiento: qué son por definición, cómo se relacionan y qué actividades abarcan. Comprender todos estos conceptos es clave de cara a la preparación para la certificación PMP. En este post, además, he preparado la tabla general que plasma de manera visual la correspondencia entre grupos y áreas, así como un imprimible para que podamos ponernos a prueba e interiorizar mejor estos conceptos.

GRUPOS DE PROCESOS

Según la última edición del PMBOK, un grupo de procesos en la dirección de proyectos es, por definición

“Un agrupamiento lógico de procesos de la dirección de proyectos para alcanzar objetivos específicos del proyecto. Los grupos de procesos son independientes de las fases del proyecto.”

Los procesos de la dirección de proyectos se agrupan en los siguientes cinco grupos:

    1. Grupo de procesos de INICIO: procesos realizados para definir un nuevo proyecto o nueva fase de un proyecto existente al obtener la autorización para iniciar el proyecto o fase
    2. Grupo de procesos de PLANIFICACIÓN: procesos requeridos para establecer el alcance del proyecto, refinar los objetivos y definir el curso de acción requerido para alcanzar los objetivos propuestos del proyecto
    3. Grupo de procesos de EJECUCIÓN: procesos realizados para completar el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto a fin de satisfacer los requisitos del proyecto
    4. Grupo de procesos de MONITOREO Y CONTROL: procesos requeridos para hacer seguimiento, analizar y regular el progreso y el desempeño del proyecto, para identificar áreas en las que el plan requiera cambios y para iniciar los cambios correspondientes
    5. Grupo de procesos de CIERRE: procesos llevados a cabo para completar o cerrar formalmente el proyecto, fase o contrato

ÁREAS DE CONOCIMIENTO

Según la última edición del PMBOK, un área de conocimiento es, por definición

“Un área identificada de la dirección de proyectos definida por sus requisitos de conocimientos y que se describe en términos de los procesos, prácticas, entradas, salidas, herramientas y técnicas que la componen.”

Estas áreas de conocimiento están interrelacionadas y se utilizan en la mayoría de proyectos, la mayoría de veces. Son 10:

  1. Gestión de la INTEGRACIÓN del proyecto: incluye los procesos y actividades para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los diversos procesos y actividades de dirección del proyecto dentro de los grupos de procesos de la dirección de proyectos
  2. Gestión del ALCANCE del proyecto: incluye los procesos requeridos para garantizar que el proyecto incluye todo el trabajo requerido y únicamente el trabajo requerido para completarlo con éxito
  3. Gestión del CRONOGRAMA del proyecto: incluye todos los procesos requeridos para administrar la finalización del proyecto a tiempo
  4. Gestión de los COSTES del proyecto: incluye los procesos involucrados en planificar, estimar, presupuestar, financiar, obtener financiamiento, gestionar y controlar los costos de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado
  5. Gestión de la CALIDAD del proyecto: incluye los procesos para incorporar la política de calidad de la organización en cuanto a la planificación, gestión, y control de los requisitos de calidad del proyecto y el producto, a fin de satisfacer las expectativas de los interesados
  6. Gestión de los RECURSOS del proyecto: incluye los procesos para identificar, adquirir y gestionar los recursos necesarios para la conclusión exitosa del proyecto
  7. Gestión de las COMUNICACIONES del proyecto: incluye los procesos requeridos para garantizar que la planificación, recopilación, creación, distribución, almacenamiento, recuperación, gestión, control, monitoreo y disposición final de la información del proyecto sean oportunos y adecuados
  8. Gestión de los RIESGOS del proyecto: incluye los procesos para llevar a cabo la planificación de la gestión identificación, análisis, planificación de respuesta, implementación de respuesta y monitoreo de los riesgos de un proyecto
  9. Gestión de las ADQUISICIONES del proyecto: incluye los procesos necesarios para la compra o adquisición de los productos, servicios o resultados requeridos por fuera del equipo del proyecto
  10. Gestión de los INTERESADOS del proyecto: incluye los procesos requeridos para identificar a las personas, grupos u organizaciones que pueden afectar o ser afectados por el proyecto, para analizar las expectativas de los interesados y su impacto ene l proyecto, y para desarrollar estrategias de gestión adecuadas a fin de lograr la participación eficaz de los interesados en las decisiones y en la ejecución del proyecto

En la tabla que os muestro a continuación tenéis plasmada la correspondencia entre los grupos y áreas y qué actividades conllevan. El número que aparece justo delante de dichos grupos, áreas y actividades se corresponde al capítulo del PMBOK, 6.ª edición, en el que se desarrollan más a fondo:

5 grupos de procesos y 10 áreas de conocimiento

Para ayudar a entender mejor la correspondencia y poder autoevaluar nuestro progreso, he creado un imprimible que podéis descargar aquí con todos los grupos, áreas y actividades. El objetivo es que seamos capaces de saber qué actividades tienen que suceder y cuándo, y cómo el trabajo previo sienta las bases para el siguiente.

Esta sería una muestra de dicho imprimible, correspondiente a la primera página:

Muestra imprimible 5 grupos de procesos y 10 áreas de conocimiento

Como siempre nos advierte el PMBOK, todo su contenido sobre gestión de proyectos es general, por lo que este marco deberemos aplicarlo según convenga a la realidad del sector en el que trabajemos y del proyecto específico que estemos dirigiendo: las necesidades específicas de un proyecto pueden requerirnos pasar más tiempo en una actividad que en otra o incluso suprimir aquellas que no apliquen. Asimismo, hay sectores que podrían necesitar incluir más áreas de conocimiento, como por ejemplo Gestión Financiera o Gestión de Seguridad y Salud en el caso del sector de la Construcción.

Independientemente de nuestra realidad empresarial y de nuestro sector, si deseamos obtener la certificación PMP, en el examen las preguntas situacionales que nos plantearán serán aplicables a cualquier sector y basadas en dicha tabla, algo a tener muy en cuenta.

Y tú, ¿conocías las 10 áreas y los 5 grupos de procesos de la dirección de proyectos? ¿Cuáles son aplicables en tu día a día como gestor de proyectos? ¿Añadirías algunas? ¿Te estás preparando para la certificación PMP? ¡Cuéntamelo en la sección de los Comentarios!

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