¿Eres un gestor de proyectos ético y responsable? ¡Descúbrelo con estas 10 preguntas!

La gestión de proyectos es una profesión que conlleva una gran responsabilidad desde el ámbito ético y social. Estaréis conmigo en que en ocasiones se nos presentan situaciones que desafían nuestra ética y moralidad: conflictos de intereses, dilemas económicos, juegos de poderes, gestión de expectativas y promesas, etc. En este contexto, Rita Mulcahy, autora de la que ya os he ido hablando en este blog en posts como Mis 5 PMI-ismos favoritos de Rita Mulcahy y en Las estructuras organizacionales y la gestión de proyectos, en su libro “Preparación para el Examen PMP” (podéis adquirirlo en inglés aquí) dedica varios capítulos a hablar sobre este tema y plantea preguntas que suponen situaciones un tanto peliagudas para el gestor. Para el post de hoy yo he creado mi propio cuestionario de 10 preguntas donde expongo este tipo de situaciones, algunas creo que os resultarán familiares. La respuesta decidirá si estamos actuando como gestores o líderes de proyectos ejemplares: desde un marco ético y de responsabilidad social. ¿Te atreves a descubrir cómo te comportarías tú?

FUENTE DE LA IMAGEN: PIXABAY

PREGUNTAS

Lee las siguientes situaciones y comenta qué harías tú. En la siguiente sección conocerás la respuesta correcta:

1. Estás a punto de convocar una reunión en tu Outlook y, de repente, descubres que uno de los miembros de tu equipo tiene una reunión con un interesado clave del proyecto, hecho del que no estás informado. ¿Cuál crees que sería el mejor enfoque en esta situación?
2. Desde el departamento de cuentas te comentan que han hablado con el cliente y, si consigues que el equipo termine antes del plazo final el proyecto en el que lleváis trabajando durante más de 3 meses con entregas parciales, conseguirás parte de la cuota del incentivo. Mientras te planteas qué hacer, tu equipo te comenta que uno de los próximos entregables cumple con los requisitos pactados en un inicio en el contrato, pero a nivel funcional no cumple con lo que necesita el cliente. Esto conlleva que, si este entregable se retrasa para arreglar esta funcionalidad, se retrasarán también los demás y, por lo tanto, ves más lejano conseguir la cuota de incentivo. ¿Qué harías en esta situación?
3. En tu empresa están trabajando durante el período estival cinco estudiantes extranjeros en un importante proyecto. Para ayudar a que se integren con el resto del equipo, tú como líder del proyecto organizas una serie de actividades de team-building. El día del evento ellos se niegan a participar por considerar ofensivas culturalmente algunas de las actividades que tenías programadas. ¿Qué harías entonces?
4. Durante todas las fases de un proyecto que ya entregasteis al cliente tú has sabido guiar correctamente a tu equipo y sacar el proyecto adelante. En la última fase, gracias a la aportación de uno de tus colaboradores experto en la materia, se evitaron varias amenazas que podían haber alterado considerablemente el cronograma y la fecha final de entrega. En la reunión de desempeño semestral que tienes con tu jefe, te felicitan solo a ti por todo el trabajo realizado. ¿Cómo respondes?
5. Tienes tres proveedores entre los que elegir para enviarles una parte del trabajo que necesitas externalizar en tu proyecto. Con uno de ellos ya tienes experiencia y sabes que puede ser un buen candidato. El gestor de proyectos de esta compañía, con quien además te llevas bien, te llama para pedir una aclaración del RFP (solicitud de propuesta) que enviaste. ¿Qué harías en esta situación?
6. Después de realizar un presupuesto estimado de costes al patrocinador de un proyecto, éste alega que debería ser un 25% menor. ¿Qué crees que deberías hacer?
7. Te han encomendado un nuevo proyecto en el que necesitas, como buen, gestor, documentar sus procesos y capacitar a tus colaboradores. Tus jefes te solicitan que copipegues en el documento que estás preparando un artículo de una revista científica. El final de dicho artículo tiene un aviso de copyright y de derechos de autor. ¿Qué deberías hacer, según tu criterio?
8. Llevas tres meses trabajando como líder de proyecto en un proyecto que llevaba cuatro años a cargo de un compañero que ya no está en la empresa en la que trabajas. A base de prueba y error, tú y tu equipo hacéis grandes descubrimientos en el proyecto y lo vais mejorando cada día. ¿Qué deberíais hacer por el bien del proyecto?
9. Tu empresa se encuentra en una licitación para ganar un proyecto importante del gobierno de un país. Te piden que, para ser considerado para el proyecto, hagas un pago grande al Ministro de Relaciones Exteriores. ¿Cuál es la mejor solución?
10. Un amigo y tú soléis quedar para ver los partidos de fútbol de vuestro equipo favorito. La empresa en la que trabajas ha contratado a la empresa en la que trabaja tu amigo para externalizar una parte de un proyecto tuyo. Tu amigo no tiene nada que ver con ese proyecto, pero te llama y te comenta que su jefe le ha regalado unas entradas para ver la final como parte de los incentivos que ha conseguido ese año y quiere que vayas con él. ¿Crees que deberías asistir?

RESPUESTAS

Si eres un gestor o líder de proyectos responsable, ético y honesto, tus respuestas habrán seguido este estilo de actuación:

1. Hablar directamente con el miembro de tu equipo que ha convocado la reunión y que te exprese él de primera mano por qué lo ha hecho. En ningún caso deberías ir directamente a hablar con tu jefe o su jefe, ya que a priori no sería lo más apropiado ni tampoco solucionaría mucho. En ningún caso tampoco sería deseable que te quedaras de brazos cruzados.
2. Como hablando se entiende la gente, lo que deberías hacer es comentarle la situación al cliente: exponerle que habéis encontrado un problema de funcionalidad en el entregable y que, aunque a priori cumple con los requisitos del contrato, debería tenerse en cuenta y modificar el contrato si hace falta. No deberías ocultar esta información por querer llevarte la cuota de incentivos. De hecho, el cliente lo agradecerá y se podrán revisar las condiciones de dicho incentivo.
3. Como buen cohesionador que eres, deberías pedirles que propongan ellos actividades en las que se sientan más cómodos para que participen. En ningún caso deberías excluirles de las actividades ni, por supuesto, del proyecto en el que están trabajando.
4. Al César, lo que es del César. Tendrías que comentarle a tu jefe que el éxito del proyecto no dependió solo de ti, sino que hubo una aportación especial por parte de uno de tus colaboradores que, al ser experto en la materia, ayudó considerablemente a que no entregarais fuera de plazo.
5. Tendrías dos opciones éticas: hablas con el gestor de proyectos que te ha llamado y, acto seguido, le proporcionas esa misma información a todos los proveedores o no les das la información a ninguno. En ningún caso le puedes dar solo la información a uno de los proveedores, ya que el resto estaría en desventaja. Quedarías fatal.
6. Buscar alternativas: cambios en el cronograma o el alcance, nunca acceder sin más acción.
7. Pedirle permiso vía correo electrónico al propietario de los derechos de autor.
8. Reportarle a tu superior los progresos y descubrimientos que estáis haciendo y, por supuesto, documentarlos en las lecciones aprendidas para utilizarlas en un futuro y que otros compañeros puedan hacer uso de ello.
9. Se trata de un soborno, así que no efectuar el pago.
10. Deberías comentarle la situación tanto a tu jefe como al patrocinador, ya que podría considerarse un conflicto de intereses .

¿Qué te han parecido las situaciones que te he mostrado? ¿Te ha sorprendido alguna en particular? ¿Has hecho lo correcto en la mayoría de ellas? ¿Tienes experiencia en alguna? ¿Cómo reaccionaste? Cuéntame, ¡estoy deseando saberlo!

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